Guia Rápido para Certificação Digital de condomínios

O que é, para que serve, e como se certificar?

Desde 2012, o Governo Federal vem informando a necessidade dos condomínios providenciarem sua certificação digital.

A certificação digital é obrigatória e necessária acessar inúmeros serviços públicos e privados, inclusive o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.

Sem esse acesso, o síndico não consegue enviar dados importantes que se referem aos seus colaboradores, e pode, também, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além do condomínio ficar suscetível a processos trabalhistas.

E sabendo que esse tema gera muitas dúvidas, elaboramos um guia rápido com perguntas e respostas frequentes.

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Para que o síndico, ou a administradora, utilizem o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros.

Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital?

Sim. É necessário o investimento na certificação digital, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.

É necessário para todos os condomínios?

Sim. Todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos.

Qual o prazo máximo para estar certificado?

A Caixa Econômica Federal havia estipulado o prazo de 31 de dezembro de 2011, mas prorrogou o prazo para 30 de junho de 2013 e agora o prorrogou novamente. Ou seja, até a data do prazo final, todos os condomínios do país deveriam estar com a certificação em dia e já funcionando.

O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam suscetíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

Quais os documentos são necessários?

São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:

• Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis)

• Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio)

• Convenção do condomínio

• Cartão de CNPJ do condomínio

• Ata de eleição do síndico

• RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência

E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita Federal?

É comum ver condomínios solicitarem o certificado digital e o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa é uma pequena correção que pode atrasar a emissão da certificação digital.

Outro item importante é que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita, que o antigo síndico seja responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

Por isso, estamos buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Em breve estará aqui.

Que vantagem tenho em estar certificado?

Além de estar em conformidade com os processos e a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.

Como se dá todo o trâmite?

1. Primeiro, entre em contato com uma AR (Autoridade de Registro) em sua região. É essa empresa quem emite a certificação digital.

2. Na maioria dos casos, você pode adquirir o certificado pelo próprio site da Autoridade de Registro. Para tanto, tenha em mãos as seguintes informações: número do CNPJ; Razão social; endereço completo; nome completo, RG e CPF do responsável pelo CNPJ.

3. Após o pagamento, agenda-se um horário (pode ser no próprio site também) para que o síndico vá até a Autoridade de Registro apresentar os documentos necessários para a expedição da certificação digital. Após esse encontro, o certificado digital está apto para funcionar em pouco tempo.

Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?

Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico, mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.

Por que tanta gente acha difícil obter o certificado?

Porque todos os documentos precisam estar sem nenhum tipo de disparidade. O nome do síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no momento de tirar o certificado.

Meu condomínio foi construído e entregue antes de 1964, e não tem convenção. Como é possível fazer a certificação?

Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula do empreendimento.

Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?

Isso vai depender das condições da documentação do condomínio. Se estiver tudo em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição de irá emitir o certificado. Mas quando há disparidade, pode chegar a demorar de dez a vinte dias, até que o empreendimento coloque seus papéis em ordem.

Que tipo de equipamento vale mais a pena?

Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela compra de um token (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de leitora e cartão.

Qual o custo para emitir o certificado?

Para os produtos Cartão A3 + Leitora A3 ou Token USB A3, o valor médio de mercado a partir de R$ 420,00 (certificado com validade de 12 a 36 meses). Para quem for adquirir apenas o Cartão Inteligente, o valor médio fica partir de R$ 280,00.

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