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Como organizar uma assembleia no condomínio

Atualizado: 11 de Dez de 2019

A Assembleia Ordinária é um encontro importante, que deve ser bem planejado pelo Síndico e a administradora de condomínios.


Como organizar uma Assembleia no condomínio


A organização de um condomínio está atrelada às decisões tomadas em Assembleia pela maioria dos moradores, por isso é importante a presença de todos. É uma reunião, chamada de Assembleia Ordinária, que deve ocorrer pelo menos uma vez ao ano, conforme previsto no Código Civil, nos artigos 1.350 ao 1.355. Já nos casos em é necessário debater assuntos pontuais, o síndico pode convocar uma Assembleia Extraordinária.


A Assembleia Ordinária é um encontro importante, que deve ser bem planejado pelo Síndico e sua administradora de condomínios. A Premium condomínio oferece todo o suporte para que a reunião seja produtiva, democrática e para que não fiquem dúvidas entre os condôminos. Veja a seguir as etapas para organização e condução de uma Assembléia.


CONVOCAÇÃO


A convocação deve ser feita pelo Síndico, caso isso não ocorra, o Código Civil prevê que um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. Na convocação devem constar todas as pautas que serão votadas em Assembleia, como determina a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente. Entre os assuntos estão a aprovação do orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleição de novo síndico e alteração do regimento interno.


O recebimento da convocação deve ser comprovado através da assinatura dos condôminos, a ser coletada com antecedência pelo síndico. Todo o processo é realizado pela Premium Condomínio, sem que o síndico precise se preocupar com os trâmites burocráticos.


Além de informar a data e as pautas da reunião, o Síndico também pode fornecer material para que o condômino tenha conhecimento antecipado dos assuntos tratados na Assembleia. Desse modo, terá tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até de trocar algumas ideias com os vizinhos. A Premium Condomínio dispõe de um aplicativo que possibilita antecipar esse debate entre os participantes e também realizar votações on-line.


Para incentivar a participação de todos os moradores, o síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes do evento e na própria data também.


A ASSEMBLEIA


Antes da Assembleia começar deve ser assinada a lista de presença. O início da reunião deve obedecer aos horários definidos em primeira e segunda chamada. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados.


Em seguida é feita a conferência das procurações e eleição do presidente da mesa e do secretário, para então dar seguimento às discussões conforme a pauta.


O tempo ideal de uma Assembleia é de duas horas. Ultrapassar este tempo torna o encontro exaustivo e fora de foco. Veja algumas sugestões sobre o tempo necessário para os seguintes assuntos – caso o material de apoio já tenha sido enviado com antecedência, como foi sugerido acima:


Prestação de contas: de 20min a 25 min


Previsão orçamentária: de 10 min a 15 min


Eleição: geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um


Aprovação de obras: de 15 min a 20 min


Para que a reunião transcorra da melhor forma possível, a ordem do dia deve deixar os temas mais polêmicos para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.


As votações seguem o que determina o Código Civil, sendo que as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais. Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quórum especial. Já a alteração da convenção depende da aprovação de 2/3 dos votos; e a mudança da destinação do edifício, ou da unidade imobiliária precisa ser aprovada por unanimidade de votos.


FOCO NAS DECISÕES


A Premium Condomínios possui equipe com qualificação na resolução de conflitos. São esses conflitos que podem potencializar a perda do foco nas Assembleias. Por isso, o presidente da mesa deve conduzir os questionamentos privados de alguns condôminos, para que sejam resolvidos em momento oportuno. Ele pode se desculpar e informar que o tema não é de interesse coletivo e que será discutido em particular.


O profissional da Premium que acompanha as Assembleias dará todo o suporte necessário para que a reunião aconteça dentro do que foi programado, de forma objetiva e resolutiva.


DEPOIS DA REUNIÃO


O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da Premium Condomínio, redige a ata da reunião, que é assinada pelo presidente da mesa.


A ata deve ser entregue aos outros moradores, em data limite expressa na convenção. Por fim, o documento precisa ser registrado em cartório para ter validade jurídica.

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